L’archivio storico rappresenta la memoria di un’organizzazione, un luogo dove i documenti diventano testimonianza del passato e fonte di ricerca per il futuro.
L’obiettivo di un archivio storico è conservare documenti che hanno un valore culturale, storico e giuridico. La gestione di questo tipo di archivio richiede quindi particolare attenzione e competenze specifiche.
In questo articolo, esploreremo le caratteristiche dell’archivio storico e come e quando i documenti passano attraverso il loro ciclo di vita per arrivare a questa fase di archiviazione. Infine, scopriremo quali sono i servizi concreti per supportare la corretta gestione e archiviazione dei documenti storici.
Cosa è un archivio storico
Un archivio storico è una raccolta di documenti che assumono un valore permanente per la memoria collettiva di un’organizzazione, di una comunità o della società in generale. Si tratta di documenti che, una volta esaurita la loro funzione operativa e amministrativa, devono essere conservati in modo permanente per legge.
La normativa in materia di archiviazione documentale, infatti, prevede che alcuni tipi di documenti siano considerati “documenti storici”, in quanto rappresentano una fonte preziosa per studi, ricerche e per preservare la storia e l’identità di un ente, di un’azienda o di un territorio.
La gestione dell’archivio storico è un processo delicato e complesso. I documenti che vi confluiscono devono essere non solo conservati in modo sicuro, ma anche ordinati e catalogati con criteri specifici che ne facilitino la consultazione e la ricerca. Tra i documenti tipicamente presenti in un archivio storico troviamo atti amministrativi, verbali di riunioni, contratti, registri contabili, mappe, fotografie e qualsiasi altro materiale che abbia un valore documentario e culturale.
L’archivio storico, a differenza di quello corrente e di deposito, non è soggetto a scarto documentario: i materiali che vi entrano rimangono conservati in modo permanente, assicurando la tutela e la trasmissione del patrimonio documentale alle generazioni future.
Il ciclo di vita di un documento
Il ciclo di vita di un documento è un percorso che si articola in diverse fasi: inizia con la creazione del documento stesso e termina con la conservazione permanente oppure lo scarto. Comprendere questo ciclo è essenziale per una corretta archiviazione dei documenti storici.
- Archivio corrente.
In questa fase, i documenti vengono creati e utilizzati per le attività quotidiane dell’organizzazione. Rimangono nell’archivio corrente fino a quando hanno una funzione operativa. - Archivio di deposito.
Una volta che i documenti hanno esaurito la loro funzione corrente, vengono trasferiti nell’archivio di deposito. Qui vengono conservati temporaneamente fino al termine del periodo previsto dalle normative o dalle esigenze specifiche dell’azienda. Durante questo periodo, si valuta se il documento debba essere conservato permanentemente. - Archivio storico.
Al termine del periodo di deposito, alcuni documenti vengono selezionati per diventare parte dell’archivio storico. Questa selezione si basa sul valore storico, culturale o giuridico dei documenti. Una volta inseriti nell’archivio storico, i documenti sono catalogati e organizzati in modo tale da essere facilmente consultabili da studiosi, ricercatori o dalle stesse aziende.
Durante tutto il ciclo di vita, la corretta gestione e conservazione dei documenti è fondamentale per evitare perdite di informazioni preziose. Questo vale in modo particolare per il documento storico, a cui è necessario e garantire la massima integrità nel corso del tempo.
I servizi di Euroarchivi per gli archivi storici
Euroarchivi offre servizi specializzati e professionali per la gestione degli archivi storici, supportando le aziende e soprattutto gli enti pubblici nella corretta conservazione e valorizzazione del proprio patrimonio documentale. Ecco i principali servizi che proponiamo:
- Ordinamento e catalogazione: ti supportiamo nella catalogazione dei documenti storici secondo criteri scientifici. Questo processo è essenziale per garantire un facile accesso alle informazioni e la possibilità di effettuare ricerche in modo efficace.
- Digitalizzazione e conservazione digitale: per la tutela del tuo archivio storico, è anche possibile effettuare la conversione dei documenti cartacei in formato digitale, in modo da agevolare la conservazione nel tempo e facilitarne la consultazione. Euroarchivi ti fornisce anche soluzioni per la conservazione digitale a norma.
- Restauro e conservazione fisica: i documenti storici spesso richiedono interventi di restauro per essere preservati. Euroarchivi offre servizi di conservazione fisica, utilizzando tecniche e materiali specifici per proteggere i documenti dal deterioramento.
- Archivi e servizi personalizzati: ogni archivio storico è unico e richiede soluzioni personalizzate. Collaboriamo con il cliente per offrire un servizio su misura, che includa l’archiviazione fisica, la gestione dell’archivio, la consultazione dei documenti e l’accesso alle informazioni, in modo pratico, sicuro ed efficiente.
Preservare e valorizzare i documenti storici significa custodire la memoria e l’identità dell’organizzazione, rendendo accessibili testimonianze fondamentali per la ricerca e la cultura. Per questo, la gestione dell’archivio storico è una responsabilità che richiede competenze specifiche, strumenti adeguati e cura dei dettagli.
Hai un archivio storico da gestire o desideri valorizzare il tuo patrimonio documentale? Contattaci per una consulenza gratuita!
