L’archivio corrente rappresenta la fase più dinamica e operativa del ciclo di vita dei documenti. È qui che i documenti vengono creati, consultati e utilizzati per le attività quotidiane di un’azienda o di un ente.
In questo articolo, approfondiremo il concetto di archivio corrente, la sua funzione e durata. Vi daremo inoltre le informazioni pratiche e i suggerimenti per gestirlo in modo efficace. Infine, vedremo come i servizi offerti da Euroarchivi possono aiutare a mantenere il tuo archivio corrente organizzato e funzionale.
Che cosa è l’archivio corrente
L’archivio corrente è la sezione dell’archivio che contiene i documenti di uso quotidiano, necessari per le attività operative e quotidiane all’interno di un’organizzazione. È un archivio “vivo”, costantemente aggiornato, dove i documenti vengono continuamente aggiunti, modificati e consultati.
La funzione dell’archivio corrente è quindi quella di supportare l’operatività, permettendo un accesso rapido ed efficiente ai documenti necessari per gestire i processi e le attività aziendali di ogni giorno. Qui si trovano documenti come fatture, contratti attivi, registri contabili in uso, pratiche in corso e corrispondenza recente.
Un documento resta nell’archivio corrente finché mantiene la sua rilevanza operativa, cioè finché è necessario per le attività in corso. Quando il documento esaurisce la sua funzione operativa, viene trasferito nell’archivio di deposito per una conservazione temporanea, oppure direttamente nell’archivio storico se ha un valore permanente.
La durata dell’archivio corrente varia in base alla tipologia dei documenti e alle specifiche esigenze operative o normative dell’azienda.
Ad esempio, le fatture e la documentazione contabile restano nell’archivio corrente finché sono necessari per le operazioni amministrative, come la chiusura dei bilanci o la gestione dei flussi di cassa. Solitamente, le fatture vengono archiviate in modo corrente per tutto l’anno fiscale e fino a quando non sono stati completati gli adempimenti legali correlati.
Un’efficace gestione dell’archivio corrente richiede un monitoraggio costante dei documenti per garantire che vengano trasferiti nella fase successiva del loro ciclo di vita al momento opportuno, assicurando così un flusso documentale ordinato e conforme.
Leggi anche: L’archiviazione dei documenti cartacei dell’ufficio: regole, tempistiche e modalità
Come gestire l’archivio corrente
La gestione degli archivi correnti è fondamentale per garantire un flusso di lavoro efficiente e una facile reperibilità dei documenti. Un archivio corrente ben organizzato deve essere flessibile e costantemente aggiornato, permettendo l’accesso rapido alle informazioni necessarie.
Ecco alcuni aspetti chiave per una corretta gestione dell’archivio corrente:
- Organizzazione dei documenti. I documenti devono essere classificati e archiviati secondo criteri chiari e coerenti, come per esempio per tipologia, data o numero di protocollo. Può essere utile utilizzare strumenti di gestione, come software di archiviazione, che permettano una ricerca rapida e l’accesso immediato ai file.
- Catalogazione. Mantenere un sistema di catalogazione aggiornato e preciso è essenziale per evitare smarrimenti e ritardi. Ogni documento dovrebbe essere dotato di una scheda con tutte le informazioni utili, come la data di creazione, il responsabile e la scadenza operativa.
- Aggiornamento costante. Essendo un archivio “vivo”, è importante che l’archivio corrente venga costantemente aggiornato con i nuovi documenti prodotti o ricevuti, oltre a rimuovere quelli che non servono più. La revisione periodica è quindi un aspetto chiave per garantire che l’archivio rimanga snello e funzionale.
- Sicurezza e privacy. Trattandosi spesso di documenti sensibili o riservati, per gestire correttamente l’archivio è necessario implementare misure di sicurezza adeguate, sia fisiche che digitali, volte a proteggere i dati da accessi non autorizzati.
- Trasferimento dell’archivio. È utile stabilire un piano per il trasferimento dei documenti dall’archivio corrente a quello di deposito. Tale trasferimento avviene quando i documenti non sono più necessari per l’uso quotidiano, ma devono essere conservati per obblighi di legge o per eventuali verifiche future.
Una corretta gestione dell’archivio corrente non solo migliora l’efficienza operativa dell’organizzazione, ma facilita anche il passaggio ordinato dei documenti nelle successive fasi del loro ciclo di vita.
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I servizi di Euroarchivi
Euroarchivi offre servizi professionali e personalizzati per la gestione dell’archivio corrente, aiutando le aziende a mantenere un flusso di lavoro ottimizzato e un’archiviazione documentale efficiente. Tra i nostri servizi per la gestione dell’archivio corrente, trovi:
- Organizzazione e classificazione dei documenti: i nostri esperti archivisti collaborano con il personale dell’azienda per organizzare i documenti in modo coerente, creando criteri di classificazione personalizzati per facilitare l’accesso rapido e la consultazione.
- Catalogazione digitale: possiamo supportarvi anche nella trasformazione degli archivi cartacei in archivi digitali, per consentire una gestione più snella e una ricerca più rapida dei documenti.
- Gestione del ciclo di vita del documento: affianchiamo le aziende nella gestione del ciclo di vita dei documenti presenti nell’archivio corrente, definendo tempistiche e procedure per il trasferimento nell’archivio di deposito o per lo scarto archivistico.
- Soluzioni personalizzate: le nostre soluzioni sono studiate sulle esigenze specifiche di ogni organizzazione, per rispondere in modo concreto ai bisogni di sicurezza, riservatezza e conformità alle normative in materia di gestione documentale.
Vuoi ottimizzare la gestione del tuo archivio corrente, assicurando ordine, efficienza e un facile accesso alle informazioni? Con il nostro supporto è più facile e sicuro. Contattaci per una consulenza gratuita!
