La gestione corretta dei documenti cartacei è un aspetto cruciale per la sicurezza e la privacy delle informazioni. Nonostante i progressi della tecnologia e l’avanzare del passaggio al digitale, la carta resta uno dei mezzi più utilizzati per veicolare informazioni importanti. Ecco perché oggi la maggior parte degli enti pubblici, ma anche uffici privati, professionisti e aziende si trovano a dover affrontare il problema dello smaltimento dei documenti cartacei. In questo articolo, esploreremo quando e come affrontare questa pratica, tenendo in considerazione la normativa vigente e le migliori soluzioni disponibili.
Lo smaltimento dei documenti: quando farlo?
La distruzione dei documenti cartacei è una pratica fondamentale per qualsiasi azienda, per diversi motivi.
Anzitutto, bisogna considerare la questione dello spazio fisico: la distruzione degli archivi – quando i documenti sono obsoleti o non più utili oppure è scaduto il periodo di conservazione obbligatoria -, consente di liberare spazio utile in azienda, mantenere ordine, contenere i costi e guadagnare in efficienza.
Lo smaltimento documentale è necessario quando abbiamo a che fare con documenti contenenti dati sensibili, come i contratti di fornitura o con tante anagrafiche clienti. Allo stesso modo si rende necessaria la distruzione di documenti fiscali, contabili o amministrativi, quando contengono informazioni riservate o di cui si voglia evitare una possibile divulgazione.
La distruzione certificata dei documenti consente di proteggere i segreti aziendali, evitare di incorrere in problemi legali e, soprattutto, garantire ai propri clienti un servizio che tuteli la riservatezza dei loro dati sensibili. In questo caso non parliamo solo di dati identificativi, come nome cognome o data di nascita, ma anche di dati particolari (es. adesione religiosa, opinione politica, ecc.) e giudiziari.
Distruzione dei documenti sensibili: la normativa
In generale lo smaltimento dei documenti e la distruzione di documenti contabili deve rispettare la legge sulla privacy 193/2003, che tutela la privacy aziendale. Recentemente, nel 2018, è entrata in vigore anche la normativa Europea sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation), che pone una più forte attenzione alla tutela dei dati sensibili e personali.
Secondo il GDPR, tutti i documenti che contengono dati personali devono essere “conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati”.
Si deduce quindi che è vietato conservare gli stessi dati per un periodo più lungo di quanto necessario per il perseguimento dello scopo del trattamento. La violazione di queste normative sulla segretezza e tutela della Privacy comporta per il titolare d’azienda una triplice responsabilità: Civile, Penale e Amministrativa.
Per quanto riguarda la distruzione dei documenti amministrativi, ricordatevi che devono essere conservati in azienda per almeno 10 anni – come detta l’art. 2220 del Codice Civile -, prima di intraprendere qualsiasi azione di distruzione e smaltimento.
Come distruggere correttamente i documenti
I documenti aziendali contenenti dati personali e sensibili non possono essere distrutti come normale spazzatura, eliminando semplicemente il supporto. L’operazione di distruzione dei documenti deve seguire delle linee guida, regolate dal GDPR, che oltre al tema sulla protezione dei dati include il regolamento per la corretta distruzione.
Per effettuare in modo corretto la triturazione dei documenti, l’azienda può ricorrere principalmente a due soluzioni:
- Procedere in autonomia, utilizzando un distruggidocumenti: si tratta di apposite macchine che tritano il documento. Si consiglia in questo caso l’utilizzo di un distruggidocumenti conforme al GDPR e con un livello di sicurezza elevato.
- Rivolgersi ad una società specializzata, come Euroarchivi, in grado di rilasciare la certificazione di macero documentale conforme alla norma.
Per effettuare la scelta è necessario considerare le proprie esigenze di utilizzo e il livello di sicurezza di cui abbiamo bisogno.
Ad esempio, il distruggidocumenti può non essere la soluzione migliore nel caso si abbia una grande mole di documenti da distruggere, per cui sarebbe un’operazione molto lunga e dispendiosa. Oppure quando è richiesta la massima sicurezza e la certezza che tutti i dati sensibili contenuti nei documenti vengano effettivamente distrutti, per prevenire il rischio di furto di identità, frodi o divulgazione di informazioni.
In questo secondo caso, la scelta di un esperto nella gestione degli archivi cartacei e distruzione professionale dei documenti è senza dubbio da preferire.
In tutti i casi, ricordiamoci che le normative pongono attenzione anche al rispetto dell’ambiente, per cui i materiali di scarto devono poi essere correttamente smaltiti.
Coinvolgere una società specializzata ha sicuramente numerosi vantaggi, tra cui:
- distruzione dei documenti veloce ed efficace, in caso di una mole di documenti importante
- sicurezza delle informazioni garantita al 100% (utile soprattutto in caso di documenti che contengono dati sensibili particolarmente importanti)
- conformità garantita alle direttive GDPR
- conformità alle norme ambientali sullo smaltimento e riciclo
- certificazione che attesta la corretta gestione del macero documenti
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