L’obbligo di conservazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione
La corretta gestione e conservazione dei documenti amministrativi è cruciale per la Pubblica Amministrazione (PA), al fine di garantire la piena accessibilità, la reperibilità e per dimostrare la trasparenza delle attività istituzionali..
L’archiviazione efficace è ormai un pilastro fondamentale per qualsiasi azienda, anche per la piccola impresa, ma per la Pubblica Amministrazione è un punto fondamentale per assicurare il rispetto delle normative e il buon funzionamento delle istituzioni.
In questo articolo, metteremo in luce tutto quello che c’è da sapere sull’archiviazione e conservazione dei documenti amministrativi: gli obblighi di legge, i tempi di conservazione da rispettare, le modalità operative e gli strumenti di conservazione, le implicazioni del passaggio alla conservazione digitale.
Scopri insieme a noi i dettagli dell’obbligo di conservazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione, sia in forma cartacea che digitale.
La conservazione dei documenti amministrativi: cosa sapere
I documenti e gli atti amministrativi rappresentano un patrimonio informativo di fondamentale
importanza per la Pubblica Amministrazione. Essi documentano le attività, le decisioni e i processi gestionali dell’ente pubblico, fungendo da prova storica delle operazioni svolte.
Le Pubbliche Amministrazioni hanno quindi l’obbligo di conservazione di tutti i documenti amministrativi generati nell’ambito della loro attività. La corretta conservazione nel tempo dei documenti è garanzia non solo della reperibilità dei documenti, ma anche dell’integrità e della trasparenza delle attività dell’ente pubblico.
Le procedure operative per effettuare l’archiviazione dei documenti sono stabilite dall’Agenzia per l’Italia Digitale (Agid) e includono:
- La natura e la finalità del sistema
- I pattern organizzativi
- Le mansioni e i compiti dei soggetti coinvolti
- La descrizione del processo di conservazione
- I profili professionali dei responsabili coinvolti
Oltre ai documenti, anche il registro giornaliero di protocollo deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva, come da art. 7 comma 5 delle Regole tecniche per il protocollo informatico.
Più recentemente, attraverso la Deliberazione 455/2021, è stato inoltre ufficializzato il Regolamento con le linee guida per l’erogazione dei servizi di conservazione dei documenti informatici, che riporta i criteri di qualità, sicurezza e organizzazione indispensabili per la prestazione del servizio.
I tempi di conservazione dei documenti cartacei delle PA
Per quanto tempo la Pubblica Amministrazione è tenuta a conservare la documentazione cartacea prodotta?
La legge prevede tempi di conservazione specifici per i documenti cartacei nella Pubblica
Amministrazione. Questi periodi variano in base al tipo di documento: 5, 10 o 20 anni, oppure in alcuni casi senza limiti di tempo.
Ad esempio i documenti contabili e fiscali (fatture, bilanci) hanno un obbligo di conservazione di 10 anni. Da conservare per tempo illimitato sono invece ad esempio bilanci e consuntivi, contratti, verbali dei concorsi, atti relativi ai lavori pubblici, documenti di contenzioso legale ecc..
La corretta interpretazione di queste norme è essenziale per evitare sanzioni e garantire la conformità.
Di base, ogni Pubblica Amministrazione deve adottare un piano di conservazione, chiamato Massimario di Scarto: uno strumento che definisce nel dettaglio i tempi di conservazione della documentazione prodotta ed acquisita.
Superati questi termini, è possibile procedere anche per la PA ad operazioni di scarto, che avvengono in due momenti:
- nel passaggio dall’archivio corrente all’archivio di deposito
- nel passaggio dall’archivio di deposito all’archivio storico (dove i documenti di importanza culturale o legale, verranno conservati in modo permanente)
Cosa sapere sull’archiviazione digitale per la PA
L’Agenzia per l’Italia Digitale ha reso obbligatoria l’adozione delle norme sull’archiviazione digitale di tutti i documenti a partire da gennaio 2022.
Questo non solo per questioni di efficienze e reperibilità del materiale, ma anche e soprattutto di autenticità, dal momento che la conservazione digitale a norma dà ai documenti una validità legale e certificata nel tempo.
Per adeguarsi a queste norme, la PA deve nominare all’interno dell’azienda due soggetti: una figura responsabile per la conservazione e archiviazione digitale e il responsabile per la gestione documentale.
Che si tratti della pratica di conservazione sostitutiva (ovvero la trasformazione in formato digitale di un documento originariamente su supporto cartaceo) o di conservazione digitale vera e propria (quindi di un documento “nativo digitale”), è essenziale che un documento in formato digitale si adegui alle linee guida tecniche relative alla formazione di documenti informatici (art. 40 del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale). Queste regole stabiliscono: gli strumenti da utilizzare, i formati dei documenti e i metadati minimi da assegnare ai documenti.
Al momento le PA si trovano ancora a vivere un periodo di transizione, dovendo fare i conti con un archivio ibrido: da un lato stanno convertendo i propri documenti cartacei pregressi in formato digitale, dall’altro si prendono l’incarico di produrre i nuovi documenti originali direttamente in digitale; l’onere della trasformazione dei documenti in digitale riguarda ovviamente anche i documenti analogici provenienti dai cittadini.
Problemi con l’archivio? Contatta Euroarchivi
L’archiviazione digitale dei documenti rappresenta sicuramente una sfida gestionale complessa per la Pubblica Amministrazione.
Eliminare la dipendenza dal supporto cartaceo è una strada ormai obbligata e sempre più enti pubblici stanno adottando soluzioni di archiviazione digitale. Non solo per questioni legali legate alla trasparenza, ma anche per i reali vantaggi che questa comporta, tra cui: una riduzione dei costi, una maggiore efficienza nell’organizzazione dell’archivio, un accesso più rapido alle informazioni e non ultimo, un maggiore livello di sicurezza e protezione dei dati.
Sebbene sia un requisito vincolante, non tutte le istituzioni pubbliche dispongono internamente delle risorse, delle competenze e delle tecnologie necessarie per gestire in modo ottimale la conservazione digitale. In tali situazioni, la risposta consiste nel rivolgersi ai professionisti in outsourcing della conservazione documentale.
Euroarchivi, con la sua vasta esperienza nel settore, offre soluzioni avanzate di archiviazione cartacea e digitale appositamente progettate per le esigenze specifiche della Pubblica Amministrazione, garantendo la conformità normativa e l’efficienza operativa. Ci proponiamo come partner affidabile per supportarti nella conservazione documentale, compresi servizi di dematerializzazione e archiviazione digitale dei documenti.
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